In 15 Minuten startklar

Schritt 2

Mitarbeiter anlegen

1. Menü → Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen. Name, Beschäftigungsart und Sprache eintragen.
2. Zugang einrichten: Stempl erzeugt ein Passwort. Gib es dem Mitarbeiter zusammen mit seiner E-Mail-Adresse.
3. Mit Teams wie Küche und Service siehst du jeden Bereich getrennt.

Schritt 3

Dienstplan schreiben

1. Menü → Dienstplan → Schichten planen.
2. Schichtart wählen, zum Beispiel Früh. Dann Tage und Mitarbeiter antippen.
3. Nächste Woche? Vorwoche übernehmen kopiert alles mit einem Klick.
4. Zum Schluss Woche veröffentlichen. Erst dann sieht dein Team den Plan.

Tipp: Entwürfe siehst nur du. Dein Team bekommt den Plan erst nach dem Veröffentlichen.

Schritt 4

Jeden Tag: Heute im Betrieb

1. Die Startseite zeigt, wer Gerade da ist und wer noch fehlt.
2. Gelbe Hinweise oben antippen und erledigen, zum Beispiel vergessenes Ausstempeln.
3. Unter Später heute siehst du, wer noch kommt.

Schritt 5

Zeiten prüfen

1. Menü → Zeiterfassung. Unter Zu prüfen stehen Abweichungen vom Plan und Korrekturwünsche.
2. Eintrag öffnen: Übernehmen, Passt so, geprüft oder selbst korrigieren.
3. Jede Änderung braucht einen Grund und steht im Verlauf, für Zoll und Steuerberater.

Schritt 6

Urlaub genehmigen

1. Anträge deiner Mitarbeiter kommen unter Urlaub an.
2. Ein Tipp auf Genehmigen oder Ablehnen.
3. Krankmeldungen trägst du selbst ein.

Schritt 7

Monatsabschluss

1. Menü → Monatsübersicht: Soll, Ist und Überstunden je Mitarbeiter.
2. CSV für alle, PDF je Mitarbeiter oder die DATEV-Datei für den Steuerberater herunterladen.
3. DATEV richtest du einmal unter Einstellungen → DATEV ein.

Schritt 8

Stempel-Tablet

1. Für Mitarbeiter ohne Handy: Einstellungen → Stempel-Tablet → Code erzeugen.
2. Jedem Mitarbeiter unter Mitarbeiter → Bearbeiten eine PIN geben.
3. Alle Schritte stehen in der Tablet-Anleitung.

Feiertage

1. Einstellungen → Feiertage: dein Bundesland wählen. Dann kennt Stempl alle gesetzlichen Feiertage.
2. Festlegen, ob dein Betrieb an Feiertagen geöffnet oder geschlossen ist. Bei geschlossen zählt ein Feiertag nicht als Urlaubstag.
3. Feiertage sind im Dienstplan und im Urlaubskalender farbig markiert.

Grenzwerte und Warnungen

1. Grenzwerte: Minijob-Grenze und Mindestlohn sind schon richtig eingetragen.
2. Stempl warnt auf der Startseite, wenn ein Minijobber über die Grenze kommt oder ein Lohn unter dem Mindestlohn liegt.
3. Ändern sich die Werte zum Jahreswechsel, trägst du sie hier neu ein.
4. Neu: Umkreis beim Handy-Stempeln, wie weit entfernt vom Einsatzort noch gestempelt werden darf, bevor es dir zur Prüfung markiert wird.

Damit die Warnungen funktionieren, braucht jeder Mitarbeiter einen Stundenlohn.

Extras an- und ausschalten

1. Unter Extras für die Planung schaltest du Teams, Schichtarten und Zuschläge an oder aus.
2. Was ausgeschaltet ist, verschwindet überall aus der App. So bleibt sie einfach.
3. Du kannst jederzeit wieder einschalten, dabei geht nichts verloren.

Zuschläge

1. Zuschläge: Nacht, Samstag, Sonntag und Feiertag einzeln einschalten.
2. Die Sätze sind nach § 3b EStG vorbelegt. Zeitfenster wie die Nacht lassen sich anpassen.
3. Stempl rechnet die Zuschlagsstunden minutengenau aus. Sie stehen in der Monatsübersicht, im CSV, im PDF und in der DATEV-Datei.

Stempl zählt nur Stunden. Den Betrag in Euro rechnet dein Steuerberater.

DATEV einrichten

1. DATEV-Export: Programm wählen (LODAS oder Lohn und Gehalt), dazu Berater- und Mandantennummer.
2. Die Lohnarten bekommst du von deinem Steuerberater. Die Seite hat dafür eine fertige Mail zum Verschicken.
3. Jeder Mitarbeiter braucht eine Personalnummer. Die trägst du unter Mitarbeiter beim Bearbeiten ein.

Datenaufbewahrung

1. Datenaufbewahrung: Zeitnachweise bleiben 2 Jahre gespeichert, wie es § 17 MiLoG verlangt.
2. Wenn dein Steuerberater es empfiehlt, wählst du 6 oder 10 Jahre.
3. Ältere Daten löscht Stempl danach automatisch.

Tarif und Rechnungen

1. Abrechnung: Tarif wählen, jährlich oder monatlich. Bei jährlicher Zahlung sind 2 Monate geschenkt.
2. Rechnungen und Zahlungsart findest du ebenfalls hier.
3. Kündigen geht jederzeit zum Ende des bezahlten Zeitraums. Danach hast du 30 Tage Zeit, deine Daten herunterzuladen.

Teamleiter

1. Mitarbeiter → Mitarbeiter öffnen → Teamleiter anhaken.
2. Ein Teamleiter plant die Schichten seines Teams, prüft Zeiten und genehmigt Urlaub, aber nur für sein Team.
3. Löhne sieht nur der Chef, auch kein Teamleiter.

Schichtarten, Teams, Teildienst

1. Schichtarten & Teams: eigene Schichten wie Früh oder Spät mit Uhrzeit anlegen.
2. Ein Teildienst hat zwei Blöcke, zum Beispiel 11 bis 14 und 17 bis 22 Uhr. Dazwischen ist frei.
3. Teams wie Küche und Service legst du auf derselben Seite an.

Überstundenkonto

1. Monatsübersicht → Überstundenkonto: Plus und Minus für jeden Mitarbeiter.
2. Urlaub, Krankheit und Feiertage werden richtig verrechnet.
3. Start-Datum und Übertrag stellst du beim Mitarbeiter unter Bearbeiten ein.

Jahresplanung

1. Urlaub → Jahresplanung ansehen.
2. Du siehst das ganze Jahr. Tage, an denen mehrere gleichzeitig Urlaub haben, sind hervorgehoben.
3. So erkennst du Engpässe früh.

Zeiten nachtragen oder stornieren

1. Zeiterfassung → Eintrag anlegen: eine Zeit von Hand eintragen.
2. Eine falsche Zeit öffnest du und korrigierst sie mit Grund. Oder du tippst auf Stornieren.
3. Gelöscht wird nichts. Alles bleibt im Verlauf, für Zoll und Steuerberater.

Krank, Sonderurlaub und mehr

1. Urlaub → Eintragen: Krank, Sonderurlaub, Überstunden abbauen oder Unbezahlt frei.
2. Auch genehmigter Urlaub lässt sich später ändern oder stornieren.
3. Die Tage zählen automatisch richtig im Urlaubs- und Überstundenkonto.